La gestion administrative de mon personnel intérimaire

Selon une étude de Dares, il y avait 745 622 salariés en intérim en mars 2018 en France. Ce nombre, qui ne cesse de croître, témoigne du fort engouement des entreprises pour le recours à une agence d'intérim plutôt que l'embauche d'un salarié en CDD. Cette solution apporte en effet de nombreux avantages. Pour le Responsable des Ressources Humaines, c'est un gain de temps précieux puisqu'il n'aura pas à gérer toute la longue procédure de recrutement (rédaction des offres, publication des annonces, sélection des CV, programmation des entretiens...). Par ailleurs, c'est l'agence intérim qui va s'occuper de la majorité de la gestion administrative de l'intérimaire. Vous devrez néanmoins vous acquitter de certaines tâches. Quelles sont les formalités qui restent à votre charge et comment simplifier la gestion administrative du personnel intérimaire ? Focus sur le fonctionnement de l'intérim en entreprise et des outils à votre disposition.

Rappel du contrat intérim

Dès lors que vous signez un contrat de mise à disposition avec une agence intérim, cette dernière partira à la recherche du remplaçant de votre salarié en CDI absent temporairement. Que ce soit pour le recrutement d'un assistant administratif, d'une secrétaire, d'une assistante comptable ou encore d'un agent d'entretien, l'entreprise de travail temporaire saura trouver le profil adéquat pour les missions inhérentes au poste.

Une fois l'intérimaire sélectionné, l'agence conclut avec lui ou elle un contrat de mission et devient de ce fait son employeur officiel. En tant que tel, c'est à l'ETT de gérer la majorité des formalités administratives telles que l'émission du bulletin de paie et le versement du salaire, la déclaration d'embauche, la visite médicale, les déclarations sociales ainsi que les éventuelles déclarations d'accident du travail. Si vous souhaitez connaître le fonctionnement de l'intérim de façon plus détaillée, n'hésitez pas à lire notre article dédié.

Vos obligations en tant qu'entreprise

Si l'entreprise de travail temporaire s'occupe d'une grande partie de la gestion administrative, certaines saisies sont à votre charge. Elles concernent des données dont vous seul pouvez avoir accès puisque le salarié intérimaire travaille au sein de votre entreprise. En cela, vous êtes en partie responsable de ce dernier et contrôlez la bonne exécution de sa mission : ses conditions de travail ainsi que de sa sécurité sur le site.

Afin que l'agence intérim puisse produire le bulletin de paie et verser le salaire à l'intérimaire, vous devrez lui transmettre les relevés d'heures. Ils sont en effet nécessaire au déclenchement de la rémunération. Ils doivent impérativement faire figurer le nombre d'heures travaillées par jour. Les absences doivent aussi être signalées et accompagnées du motif. Les éventuelles rémunérations additionnelles telles que les heures supplémentaires, les horaires de nuit, les trajets exceptionnels, les paniers repas... doivent également être mentionnés.

Vous avez signé un contrat avec l'agence intérim, vous êtes donc son client. En tant que tel, vous aurez un suivi avec elle afin de lui faire des retours sur sa prestation : le recrutement a t-il été à la hauteur de vos attentes, avez-vous été satisfait des compétences et qualités du salarié temporaire... La prestation de l'agence est bien évidemment payante. Vous aurez donc à comptabiliser et payer les factures inhérentes à cette prestation. Vous pourrez éventuellement négocier avec elle les tarifs appliqués.

Et si vous optiez pour un logiciel gestion interim ?

Afin de se concentrer sur leur coeur de métier, de plus en plus d'entreprises dématérialisent une partie de leurs activités. Cette dématérialisation est parfois même effectuée au sein de plusieurs départements. Le Responsable des Ressources Humaines est particulièrement touché par cette problématique car il a à sa charge de nombreux dossiers. Afin de le décharger de toute cette paperasse, les entreprises qui peuvent se le permettre optent pour un SIRH, soit un Système d'Information des Ressources Humaines. C'est un logiciel de gestion du personnel qui couvre la plupart des champs d'actions du poste de RH à savoir, la gestion de la paie, le recrutement, la gestion des planning, le reporting et les tableaux de bord...

Un salarié en intérim demandera moins de reporting que vos salariés en CDI car, comme vu précédemment, la majorité des formalités sont gérées par l'ETT. Néanmoins, intégrer un logiciel de gestion intérim à celui que vous utilisez déjà pour automatiser votre saisie ne peut que vous être bénéfique et vous faire gagner du temps. Un logiciel intérim vous permettra d'améliorer la qualité des données. En effet, l'erreur est humaine et si votre entreprise travaille avec beaucoup d'intérimaires, le volume de saisie sera important avec un plus grand risque de vous tromper.

Grâce à ce gestionnaire en ligne, vous n'aurez plus à faire les saisies des relevés d'heures. Ce dernier le calculera pour vous en fonction des éléments de paie que vous aurez établi, à savoir les heures travaillées, les heures supplémentaires, les absences... Vous pourrez contrôler que les éléments calculés pour l'intérimaire soient conformes aux règles applicables de gestion du temps en vigueur au sein de l'entreprise et au principe de l'égalité de traitement. En effet, un salarié en intérim possède les mêmes droits que vos salariés en CDI. Quant à la facturation, elle sera beaucoup plus simple et pourra être mieux contrôlée. Au final, avoir toutes vos données centralisées dans un même logiciel vous permettra d'optimiser tous les processus de gestion des intérimaires.

En conclusion

La transformation numérique des entreprises est en marche depuis maintenant plusieurs années, quelles que soient leur taille. La dématérialisation concerne désormais plusieurs départements au sein d'une même entreprise : le pôle logistique mais aussi le comptable ainsi que les Ressources Humaines. Ces dernières sont tout particulièrement concernées car la gestion du personnel demande beaucoup de saisies et l'émission de très nombreux documents.

Le monde du travail est lui aussi en pleine évolution comme en atteste l'augmentation de la part des contrats temporaires, notamment les contrats intérim. Même si ce sont les agences intérim qui ont à charge les principales tâches administratives, le RH doit néanmoins s'occuper de la saisie de certaines informations. La centralisation de toutes ces données dans votre logiciel de gestion de temps habituel grâce à un logiciel de solution intérim est un levier que vous pouvez activer afin de gagner encore plus de temps. In fine, vous pourrez vous concentrer véritablement sur votre coeur de métier.

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