L'entretien individuel : comment le mettre en place

L'entretien individuel est un entretien annuel qui permet au manager et/ou dirigeant RH de faire un bilan avec tous les salariés de l'entreprise sur l'année écoulée. Lors de ce rendez-vous, c'est donc l'occasion d'aborder divers sujets tels que l'évaluation des compétences professionnelles des collaborateurs, les axes d'amélioration ainsi que les opportunités d'évolution ou encore la fixation des objectifs de l'année à suivre.

Organiser l'entretien individuel prend du temps et demande un minimum de préparation. D'autant plus que la plupart des salariés redoutent quelques peu ce tête à tête. Comment organiser des entretiens individuels qui mettent en confiance et qui permettent d'encourager le dialogue ? Retrouvez tous nos conseils pour devenir le pro des entretiens.

Les obligations légales

D'après le code du travail, l'organisation d'un entretien individuel n'est pas obligatoire. En revanche, elle peut l'être via un accord collectif ou un accord de branche. Lorsqu'un employeur décide la mise en place de cet entretien, un salarié ne peut pas refuser de se présenter. Par ailleurs, la présence d'un délégué du personnel n'est pas non plus permise.

Le manager ou l'employeur doit informer chaque salarié concerné de manière individuelle ou collective. Lorsque la mise en place d'un entretien individuel a été décidée, ce dernier doit être organisé pour l'ensemble des salariés obligatoirement. En omettant l'un d'entre eux, cela est considéré comme de la discrimination au regard de la loi.

Les critères d'évaluation doivent être clairs et transparents. Par ailleurs, tous les collaborateurs doivent en avoir connaissance avant le déroulement de l'entretien individuel. Les points principaux abordés durant cet entretien sont les compétences professionnelles, l'efficacité dans l'emploi ou encore la réalisation des objectifs. À la fin de l'entretien, un compte-rendu doit être réalisé. Sa remise au salarié n'est pas obligatoire mais si l'employeur ou le manager décide de le lui remettre, le salarié pourra refuser de le signer ou le signer en ajoutant quelques commentaires.

Un entretien individuel à l'issue positive joue bien évidemment en faveur du salarié puisque ce dernier peut en retirer divers avantages tels que des formations, une augmentation de salaire ou encore une promotion. Dans le cas contraire, une évaluation négative ne devra en aucun cas justifier une quelconque rétrogradation ou baisse de la rémunération. Vous connaissez maintenant les diverses obligations légales des entretiens annuels, découvrez comment bien les préparer.

1. Rappeler les enjeux

Afin que les entretiens individuels soient efficaces et qu'ils aient du sens pour vos salariés, il faut rappeler les enjeux d'une telle évaluation. Vos objectifs peuvent en effet être très différents : augmenter les performances au sein de votre équipe, envisager des perspectives d'évolution, améliorer le management d'un collaborateur ou favoriser la communication.

Une fois le cadre des entretiens annuels clairement définis, les salariés auront plus de facilité à comprendre la finalité de cette évaluation annuelle.

2. Préparer l'entretien

Un entretien individuel, cela ne s'improvise pas. Pour qu'il soit bien construit, il faut en effet bien le préparer. Afin de simplifier l'évaluation, pour vous comme votre salarié, le mieux est de construire un support d'entretien telles qu'une grille d'évaluation en vous basant sur les informations que vous souhaitez collecter. Inclure les managers dans son élaboration permettra d'améliorer la communication au sein de votre personnel de manière globale mais aussi d'avoir leurs points de vue concernant le travail et le fonctionnement des équipes. D'autres documents pourront venir compléter ce support tels qu'un référentiel d'emploi et de compétences ou un plan de formation.

La date devra être communiquées aux salariés dans les plus brefs délais. Question organisation, l'idéal est de choisir une période où l'activité de votre entreprise est plutôt calme. Afin de ne pas négliger votre entretien, il est important de prendre le temps nécessaire. Le lieu choisi a également son importance. Les entretiens annuels devront être planifiés dans un endroit neutre voire convivial afin que la discussion et la communication soit plus aisée pour les salariés. De même qu'une durée totale devra être fixée.

Avant de recevoir le salarié pour cette évaluation, assurez-vous que le manager ou vous-même possédiez le nécessaire soit les informations à communiquer sur l'entreprise, le plan de formation personnel, ses objectifs et les résultats à atteindre. Le salarié devra aussi avoir préparé son entretien afin de communiquer son envie de progression au sein de l'entreprise ou son ressenti au travail.

3. Créer un véritable moment d'échange

Afin que la communication soit optimale, le cadre de l'entretien doit être assez rassurant pour que le salarié se sente en confiance. Le dialogue étant plus simple, il aura alors plus de facilité à parler de son poste, des possibles améliorations de son emploi ou encore de ses perspectives d'évolution.

De leur côté, les managers devront aussi être ouvert à la discussion et oser parler ouvertement afin de faire un bilan complet sur l'année écoulée. Ils devront répondre aux interrogations de leur collaborateur, leur apporter des conseils et des solutions en vue d'atteindre les objectifs fixés. Cela peut être par la biais d'une formation ou d'un changement d'organisation de l'équipe.

L'entretien individuel en intérim

Tout comme une salarié permanent, un intérimaire a tout autant le droit à avoir des échanges réguliers avec son employeur, soit son agence d'intérim. Même si dans la majorité des cas ses missions seront de courtes durées, privilégier la discussion permet à l'employeur d'en savoir plus sur le bien-être de l'intérimaire au sein de son poste et un éventuel besoin de formation. C'est aussi l'occasion de réfléchir à la carrière de l'intérimaire sur le long terme et voir quels sont les moyens à mettre en oeuvre pour améliorer ses performances ou renforcer son expérience professionnelle.

En outre, le fait d'avoir une communication régulière et ouverte avec ses intérimaires permet d'accroître leur motivation et donc leurs résultats au travail.

Conclusion

Si l'entretien annuel n'est pas rendu obligatoire par le code du travail, il est fortement conseillé à l'employeur de le réaliser auprès de chaque collaborateur. Ce rendez-vous annuel est en effet l'occasion de faire un point sur l'année écoulée et de parler des résultats à venir. Pour que la communication entre manager et collaborateur soit réussie, il est important de préparer l'entretien d'un point de vue organisation mais aussi d'un point de vue outils avec une grille d'évaluation par exemple. Enfin, rappeler les enjeux et créer un véritable moment d'échange afin que l'entretien annuel soit efficace.

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