Quels sont les outils de communication interne à mettre en place ?

La communication est connue pour s’adresser avant tout aux clients et prospects éventuels. Cependant l'une des branches de la communication consiste également à informer chaque collaborateur de l’entreprise, c’est ce que l’on appelle la communication interne. Outre la simple diffusion de l'information, elle impacte également le management du personnel ou encore le développement de votre marque employeur. En outre, elle s'inscrit parfaitement dans les nouvelles attentes des salariés pour qui le salaire n'est désormais plus l'unique source de motivation. Si ce n'est pas déjà fait, l'instauration d'une véritable stratégie de communication interne au sein de votre organisation est donc à envisager sérieusement.

Quels que soient vos ressources et vos moyens financiers vous pourrez toujours trouver un outil qui correspond à votre entreprise. D'autant plus qu'avec le développement des outils digitaux, de nombreuses solutions web peu coûteuses existent. Découvrons ensemble quels sont les enjeux de la communication interne et comment l'instaurer avec les outils les plus pertinents.

La communication interne : pour quoi faire ?

A l'heure actuelle, la communication au sein d'une organisation est encore bien souvent mal jugée, et cela par les premiers concernés : les salariés. En effet, d’après une étude Opinion Way, seuls 59% des employés travaillant dans des TPE se disaient satisfaits de la communication interne appliquée dans leur entreprise, chiffre qui décroît de 14 points dans les grandes entreprises.

Pour rendre compte de la vie de l’entreprise, il est donc important pour les directions de la communication de mettre en place une stratégie de communication interne adaptée à leur cible, répondant à des objectifs bien précis et avec des messages clairs.

Faire circuler l’information de façon uniforme et contrôlée

Au sein d’une entreprise, les employés ne partagent pas tous le même métier, le même statut (CDI, CDD, intérimaire), le même niveau hiérarchique ou encore la même localisation géographique.

Communiquer de façon uniforme permet de mettre tous les services sur un même pied d'égalité. En effet, même si les équipes ont des fonctions différentes, le personnel dans son intégralité oeuvrent pour un projet commun : la bonne santé de votre entreprise. Cela peut concerner le développement d'un nouveau produit ou service, l'élaboration d'une nouvelle stratégie ou encore le suivi de certains projets de travail.

En prenant en main la diffusion des informations importantes dès les premiers instants, le service de la communication évite ainsi que les informations qui circulent soient erronées.

Motiver et impliquer les équipes

Assurer la transparence des informations à tous les niveaux hiérarchiques grâce à la communication interne est un moyen qui a fait ses preuves pour développer l’engagement et la motivation de vos collaborateurs et renforcer votre marque employeur.

Ces derniers, s’impliquent alors au-delà de leurs missions professionnelles et participent plus à la vie et aux actions de l’entreprise. Avec un fort sentiment d’appartenance, certains iront même jusqu’à devenir de véritables ambassadeurs de votre entreprise en interne mais aussi à l’extérieur !

En effet, le ressenti de vos collaborateurs vis-à-vis de leur lieu de travail n'est désormais plus un secret. De nombreux sites web et organisations telles que "Great Place to Work" classent les entreprises en fonction du critère de la qualité de vie au travail. Sur internet, les informations circulent instantanément entre plusieurs milliers de personnes. Quel que soit l'avis final, bon ou mauvais, il aura de fortes répercussions.

Les outils à adopter pour une communication interne efficace

Les entreprises disposent de supports de communication variés pour échanger avec leurs collaborateurs et leur transmettre dans le même temps, la vision de l’entreprise. Écrite ou orale, papier ou digitale, à chaque société d’établir son plan de communication et de choisir le ou les outils qui lui permettront d’atteindre au mieux ses cibles. Nous vous en proposons quelques-uns :

L’affichage

Comme dans la communication commerciale et le marketing, l’affichage est un support de communication qui a fait ses preuves pour relayer efficacement des actualités ou des renseignements divers. Pour que son efficacité soit maximale, pensez à positionner les espaces d’affichage dans des endroits fréquentés par l’ensemble des employés afin que nul ne soit privé de cette source d’information. Le hall, la cafétéria, les salles de réunion ou encore la sortie des vestiaires sont des endroits parfaits pour installer des panneaux d’affichage qui interpelleront vos salariés.

La newsletter

À la fois moderne et à la portée de toutes les entreprises, la newsletter interne est idéale pour communiquer de façon régulière auprès des salariés. Diffusée par mailing, elle doit être un support de communication accessible à tous les services et reflétant l’intégralité de l’entreprise, pas seulement la voix de la direction et des services décisionnaires. De manière hebdomadaire ou mensuelle, le choix de la fréquence de diffusion vous appartient. Faites en fonction de votre volume de contenu.

En plus de diffuser les dernières actualités de l'entreprise telle que l'arrivée d'un nouveau salarié, un nouveau plan social, un changement dans un service, etc. Une newsletter peut également avoir pour objectif de renforcer la cohésion au sein des équipes. Vous pourriez par exemple publier des interviews des membres de votre personnel ou encore les projets menés par les différents services... En plus de varier le fond, sa diffusion digitale vous permet de varier la forme ! Un texte, une image ou encore une vidéo, une newsletter à la fois riche et divertissante aura plus de succès.

Le journal interne

Le journal interne peut s'apparenter à une newsletter enrichie. Destiné à l’ensemble des salariés de l’entreprise, il promeut lui aussi la culture d’entreprise et regroupe les dernières actualités phares : nouveaux clients, derniers projets, acquisition d’un nouvel équipement, test d'une nouvelle solution, les événements à venir… Le journal interne est également l’occasion pour vous de donner la parole aux équipes en interne afin d’en faire un outil de communication collaboratif et participatif.

En format papier ou numérique, il doit respecter une certaine ligne éditoriale et suivre un rythme précis afin de créer des rendez-vous qui seront attendus par vos collaborateurs.

L’intranet

La création d’un espace intranet est souvent réservée à des moyennes voire, grosses structures. En effet c’est un outil technologique coûteux et assez lourd à mettre en place. Néanmoins, il peut se révéler d’une grande aide pour la transmission de contenus informatifs mais également pour mettre en commun des données professionnelles ou des documents officiels. Grâce à des codes d’accès, chacun dispose de son propre espace et peut consulter les informations mises à sa disposition à n’importe quel moment !

Pour les structures de moins de 30 employés, de nombreuses applications collaboratives ont été développées sur le web afin de partager des contenus entre collègues et les mettre à jour instantanément. Evernote, Trello, Glip, Mindmeister, eXo Platform… sur chacune de ces solutions, les données sont stockées dans un cloud. Cette solution peut donc se substituer en partie à un intranet.

Le réseau social d’entreprise

Le réseau social d’entreprise est un outil collaboratif qui s’inscrit dans la continuité de l’intranet en permettant à chaque employé de disposer d’un profil. Il peut en effet être un moyen supplémentaire d’échanger de manière instantanée.

Les réseaux sociaux d’entreprise tels que Workplace by Facebook, Yammer ou encore Joincube et blueKiwi permettent à la fois d’améliorer la communication interne lorsque les collaborateurs sont disséminés, mais aussi de favoriser le travail d’équipe et de fédérer le personnel grâce à une communication moins formelle et plus conviviale.

Le livret d’accueil

Tel un guide de bienvenue lors de son arrivée dans l’entreprise, la nouvelle recrue se voit remettre un livret d’accueil. Ce petit fascicule de référence recense souvent une brève présentation de l’histoire de l’entreprise et de ses valeurs mais aussi des informations pratiques (organigramme, plan du site…) ou encore le règlement intérieur en vigueur dans les locaux. Le livret d’accueil est un outil primordial pour une intégration réussie et doit faire partie intégrante de votre processus de communication interne.

La boîte à idées

Les outils de communication interne peuvent également comprendre des dispositifs anonymes, peu coûteux et simples à mettre en place par la direction ou le service Ressources Humaines. La boîte à idées ou boîte à suggestions, en est un parfait exemple. En effet, elle facilite la communication verticale et permet de recueillir les avis de votre personnel en toute confidentialité. Vous pourrez ainsi trouver des solutions à des problématiques internes à l’entreprise et qui concernent une équipe en particulier voire l'ensemble de vos salariés. La boîte à idées est l’outil idéal pour mettre le doigt sur des préoccupations collectives sur l’organisation ou le travail. En outre, elle prouve que vous prenez en compte l'avis de votre personnel et que vous acceptez les bons comme les mauvais retours dans un souci d'amélioration.

La réunion

Les réunions ou conférences permettent de regrouper les collaborateurs afin de leur remettre de vive voix des informations jugées de grande importance et d’avoir un feedback en direct. Ce sont des moments privilégiés au cours desquels les salariés se sentent généralement plus à l’aise pour s’exprimer et parler de leurs difficultés éventuelles. Ces échanges entre collaborateurs et hiérarchie doivent être organisés régulièrement pour garantir un bon management et une bonne communication dans l’entreprise. S’il n’est pas possible de l’effectuer au sein de l’entreprise, les logiciels de communication à distance comme Skype ou Google Hangout peuvent vous mettre en contact vidéo avec vos salariés et vous permettre de réaliser des web conférences.

En conclusion

PME ou grandes entreprises, établir une véritable stratégie de communication interne doit faire partie de vos priorités. De nos jours, le management des Ressources Humaines possèdent de réels enjeux : motivation et fidélisation de vos salariés, développement de votre marque employeur... Réseau social, logiciel SAAS ou intranet, avec l'essor du digital, de nombreux outils en ligne sont désormais à votre portée et toutes ne sont pas forcément coûteuses. Vous pouvez également opter pour des solutions plus classiques comme les panneaux d'affichage ou les réunions. Simples mais efficaces.

Vous avez dorénavant toutes les cartes en main pour instaurer une communication interne percutante et appréciée par votre personnel. Il vous est fortement conseillé d’utiliser ces différents outils de communication de façon complémentaires afin de maximiser vos chances d’atteindre vos cibles.