Adopter les bonnes pratiques d’onboarding

Parmi les problématiques de management RH que les Ressources Humaines doivent traiter, on retrouve l'intégration d'un nouveau collaborateur en entreprise. Elle a pris plus d'importance avec l'arrivée de la nouvelle génération de salariés, soucieuse de pouvoir s'épanouir au sein d'une organisation avec une culture forte et des valeurs en phase avec les leurs. Quels sont les outils et les pratiques managériales à instaurer dans votre entreprise ? Les réponses à suivre.

Définition de l'onboarding

L'onboarding se traduit en français par "embarquement". Il désigne l'ensemble des processus d'accueil mis en place dans une entreprise pour intégrer un nouvel employé. Cette intégration comprend une dimension formelle avec l'apprentissage des valeurs, de la culture de l'entreprise et de toutes les procédures obligatoires à suivre. Il comprend également une dimension sociale avec l'intégration de la nouvelle recrue au sein de l'équipe et l'environnement.

Le processus d'intégration des nouveaux salariés

Le processus d'onboarding se découpe en 4 phases :

/ La phase de conformité

Elle permet de vérifier que tous les documents légaux inhérents au recrutement sont conformes. Cela comprend un contrat de travail signé, une politique interne assimilée et les règles de l'organisation bien expliquées.

/ La phase de clarification

Cette étape permet de clarifier toutes les informations qui n'auraient pas été bien comprises par les nouvelles recrues lors de leur embauche. Cela peut porter sur des questions telles que les missions du poste ou le fonctionnement d'une équipe.

/ La phase culture

C'est le moment où le salarié s'imprègne de la culture de l'entreprise au sens large : les relations au sein de l'équipe, les normes en termes de langage, les habitudes des collaborateurs comme par exemple lors de la pause déjeuner ou encore les événements internes et de team building.

/ La phase connexion

Cette dernière étape vise à renforcer le lien entre le nouveau collaborateur et le reste du personnel de l'entreprise. C'est donc une connaissance plus poussée de chaque personne.

Le suivi de toutes ces étapes conditionne la réussite de votre onboarding. Ce processus prend du temps et ne peut donc pas se faire en une journée. Malheureusement, beaucoup trop d'entreprises mettent en pratique uniquement la conformité et la clarification. Pourtant une intégration réussie garantit le bien-être du salarié dans votre entreprise. S'il se sent bien, il sera plus motivé et fidèle. En outre, ses performances n'en seront que meilleures. Dès son embauche, vous devrez donc lui assurer une intégration de qualité. Comme avec un consommateur, son expérience devra être "enchantée".

Les pratiques d'onboarding à mettre en place

Dans les grandes entreprises, le parcours d'intégration est beaucoup plus formel que dans des organisations de moindre importance. Cela ne les empêche pas pour autant de proposer un parcours de qualité à leurs nouvelles recrues. Faites en fonction de vos moyens ! Selon une infographie de 2018 faite par Le Figaro Recruteur, les premières étapes les plus employées sont les suivantes :

Afin que l'intégration de votre ou vos collaborateurs se passent dans les meilleures conditions possibles, voici quelques petites astuces :

1 / Réfléchissez à l'expérience que vous souhaitez transmettre en amont

Une fois l'embauche effectuée, tout va aller très vite. D'où l'importance de rassembler toutes les informations et tous les documents que vous aurez à lui transmettre avant son arrivée. Ses premiers pas et sa première impression au sein de l'entreprise sont importants car cela permettra de dévoiler une partie de votre management. Vous pouvez donc lui remettre un pack de bienvenue par exemple qui comprendrait un trombinoscope, les mots de passe dont il aura besoin, un plan de l'entreprise, etc.

2 / Préparez une "to-do list"

Afin que votre organisation soit optimale, listez toutes les choses que vous aurez à faire et à présenter au nouveau collaborateur. Certaines de ses tâches pourront se faire avant son arrivée tels que l'activation de sa boîte mail ou de son compte sur le réseau social interne, la préparation des documents et outils qui devront lui être remis ou encore prévenir son équipe et son manager de son arrivée précise. D'autres tâches se feront lors de son arrivée comme le prendre en photo pour le rajouter dans l'organigramme, lui faire faire une visite des locaux, etc.

3 / Pensez à sa formation sur vos outils digitaux et vos modes de fonctionnement

Le digital prend désormais une place importante dans la majorité des entreprises. La plupart des organisations sont d'ailleurs équipées de dispositifs et de logiciels digitaux. Même s'il fait partie de la nouvelle génération de salariés à l'aise avec le digital, assurez-vous qu'il ait connaissance de ceux que vous utilisez.

Pensez également à sa formation sur vos modes de fonctionnement. Quels sont les différents départements et les différentes équipes ou encore quelle est la structure hiérarchique. Outre les modes de fonctionnement de l'entreprise, vous pouvez lui parler de la routine de l'ensemble des collaborateurs : où vont-ils déjeuner, l'organisation des pauses...

4 / Faites connaissance avec le nouveau collaborateur

Prenez le temps de connaître ce nouveau co-équipier. Vous le connaissez déjà sur le plan professionnel mais pas sur le plan personnel. En apprenant à savoir ce qu’il aime et ses activités en dehors du travail, vous créerez du lien avec lui. Cette découverte peut se faire sur le lieu de travail directement mais un entretien à l'extérieur permettra au nouveau collaborateur d'être plus décontracté et de se livrer plus facilement, le cadre étant moins informel.

L'intégration d'un salarié intérimaire

D'après la loi, un travailleur en intérim a les mêmes droits et doit bénéficier des mêmes avantages qu'un salarié en CDI au sein de votre entreprise. La gestion de son intégration doit donc être la même que celle que vous auriez faite à votre personnel permanent, même si vous n'êtes pas officiellement son employeur. En effet, l'intérimaire signe son contrat de travail avec son agence intérim. C'est donc cette dernière qui est son employeur.

Selon vos besoins temporaires, certains intérimaires effectueront des missions au sein de votre établissement de courte voire très courte durée. Leur intégration ne pourra donc bien évidemment pas être autant poussée que celle d'un collaborateur permanent. Néanmoins si l'intérimaire est amené à travailler plusieurs mois, il est important qu'il ne ressente pas de différence avec les autres membres du personnel. Son bien-être est tout aussi important. Par ailleurs, vous seriez peut-être appelé à avoir besoin de ses compétences dans le futur et s'il se sentait bien dans votre organisation, il pourra revenir y travailler. Cela vous évitera le temps d'attente du recrutement. De plus, si vous connaissez déjà l'intérimaire avec qui vous souhaitez travailler, vous signerez alors un contrat de gestion avec l'agence intérim. Cela signifie que cette dernière ne se chargera pas du recrutement mais uniquement de la gestion administrative de l'intérimaire. La facture s'en trouvera donc allégée.

En outre, si vous êtes satisfait par les compétences et le savoir-faire du travailleur temporaire et que vous avez des besoins permanents, vous pouvez tout à fait lui proposer un emploi en CDI. Selon votre secteur d'activité et sur certains emplois, les profils recherchés sont pénuriques et donc difficiles à trouver. Ce serait donc dommage de passer à côté d'un talent.

En conclusion

L'onboarding est la première interaction du nouveau collaborateur avec votre entreprise. Sa préparation est donc essentielle, que ce soit sur la partie formelle avec l'édition des documents relatifs à son recrutement tels que le contrat de travail, l'organigramme... que sur la partie informelle avec la découverte du fonctionnement de votre organisation, les relations entre collaborateurs ou les activités de team-building. Un onboarding réussi permet d'offrir un environnement accueillant au salarié et lui donner une bonne impression. Un collaborateur permanent doit être traité de la même façon qu'un salarié en intérim, d'autant que vous pourriez très bien proposer un emploi en CDI à ce dernier si vous en avez l'opportunité et si ses compétences vous conviennent.

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